Serien-E-Mail mit Seriendruckfeldern

 

Gegenüber dem bisherigen Kontext von Serien-E-Mails (nämlich Teilnehmer), hat die Verlegung in den Kontext Anmeldungen entscheidende Vorteile:

1. Es können Daten aus der jeweils aktuellen KursAnmeldung übermittelt werden (KursKürzel, Beginndatum, Ort etc.)

2. Sie benötigen für z.B. alle Kurseinladungen nur noch eine Vorlage

3. Die Menge der möglichen Daten ist exponentiell größer geworden

 

Das Prinzip

Die Seriendruckfelder können hier nicht wie z.B. üblich in einer WordVorlage aus dem Baum des Datenmodells eingefügt werden.
Stattdessen müssen die Feldbezeichnungen mit Pfaden in eckigen Klammern manuell eingetragen werden. Beispiel: [Teilnehmer.Anrede]

 

Das Vorgehen

Sie befinden sich im Kontext Anmeldungen.

1. Suchen Sie sich die Feldbezeichnungen, die Sie verwenden wollen, aus dem Baum des Datenmodells heraus, um die exakte Schreibweise zu wissen:

 

 

Hinweis: Wirklich wichtig ist, dass Sie sich im Kontext  befinden!

Jetzt kennen Sie Namenspfad und exakte Schreibweise (auch Groß- und Kleinschreibung!) der Seriendruckfelder.

 

2. Öffnen Sie nun Ihre SerienMailVorlage und verwenden Sie die gefundenen Ausdrücke in eckigen Klammern [Tasten: AltGr+8 und AltGr+9].

 

 

3. Versenden Sie die Serien-E-Mail (ggf. mit Anlagen) an die Teilnehmenden

 

 

Serien-E-Mail mit Empfänger-spezifischen Anlagen

 

Das Verfahren steht nicht für Team-Nachrichten zur Verfügung!

 

Gegenüber der bisherigen direkten Ausgabe von Seriendrucken per E-Mail, hat das hier beschriebene Verfahren folgende Vorteile:

1. Es können auch extern erzeugte Dateien versandt werden

2. Es können mehrere Datei-Anlagen je E-Mail versandt werden

3. Die Dateien können vor Versand geprüft werden

 

Das Prinzip

Der Versand erfolgt ein zwei Schritten:

1. Zunächst werden die zu versendenden Dateien generiert

2. Danach wird der SerienDruck gestartet

 

Ablauf für einen Versand

1. Dateien bereitstellen:

1.a. Das AuswahlMerkmal (Datei.SelectionTag) individuell oder per Sammelbearbeitung setzen

 

   

 

Hinweis: Dies gilt für Dateien in der Ablage der Anmeldung, die noch kein AuswahlMerkmal (SelectionTag) besitzen, z.B. weil sie dorthin importiert wurden.

 

1.b. Über WordVorlagen: AuswahlMerkmal (WordVorlage.SelectionTag) setzen

 

 

1.c. Über ReportVorlagen: Auswahlmerkmal (ReportDefinition.SelectionTag) setzen

 

 

2. E-MailVorlage vorbereiten:

 

 

• Über die Schaltfläche Anlagen prüfen erhält man eine Liste aller für alle Empfänger gefundenen Dateien.
  Damit lässt sich vor Versand prüfen, ob die korrekten Dateien eingebunden wurden:

 

 

3. Serien-E-Mail durchführen

 

 

 

• Schalter Testnachricht anzeigen erzeugt eine Test-E-Mail, der die Anlagen des ersten Empfängers zugewiesen sind.
  Ist für diesen keine entsprechende Datei vorhanden, wird eine Meldung angezeigt und es wird ein Protokolleintrag erze

 

 

• Schalter Senden startet wie gewohnt den E-Mail-Versand
  
  Ist für einen Empfänger keine entsprechende Datei vorhanden, wird ein entsprechender Protokolleintrag erzeugt:

 

 

 

 

Hinweise

 

• Für WordVorlagen und ReportDefinitionen kann ein vom Standard ( hier: Anmeldungen) abweichender Ablage-Kontext definiert werden.
  Dort archivierte Dateien können nicht als Anlagen eingebunden werden.
   
• Wenn AuswahlMerkmale (SelectionTags) wiederholt benutzt werden, besteht die Gefahr, dass unbeabsichtigt auch ältere Dateien als Anlage übernommen werden.