Hier dokumentieren wir die Hinweise zu Neuerungen und der besseren Bedienung von ABES/Objects, die wir in lockerer Folge ausgewählten Anwendern und Multiplikatoren zusandten.
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Autor: Claus/Montag, 26. Februar 2018/Kategorien: Tipps
Auch für den Seriendruck mit Excel können Sie in ABES/Objects beliebig viele Vorlagen definieren. Diese werden kontextbezogen verwaltet, da in den einzelnen Bereichen jeweils auch andere Informationen zur Verfügung stehen. Durch das Verwenden von Seriendruckfeldern in den Vorlagen, lassen sich diese dann später für beliebige Mengen von Objekten ausgeben. Das Filtern und Auswählen der Datensätze erfolgt dabei i.d.R. in der Excel-Vorlage - im Unterschied zu Word-Vorlagen und Berichten.
Der besondere Vorteil dieses Vorlagentyps ist nicht nur, dass nunmehr ein weiterer wichtiger Datentyp von Vorlagen durch ABES/Objects automatisch befüllt werden kann, sondern dass das Excelblatt seine Fähigkeiten behält, mit den eingeblendeten Werten rechnen zu können und dass vorgegebene Listenauswahlfelder funktionsfähig bleiben.
Bereits angelegte Vorlagen können von hier aus in der Vorschau geöffnet und gedruckt oder abgelegt (archiviert) werden.
Zum Anlegen einer neuen Vorlage klicken Sie auf <Neu>. Sollten Sie bereits eine ähnliche Vorlage besitzen, können Sie auch die Option <Neu als Kopie> wählen. Klicken Sie dafür bitte auf den kleinen Pfeil rechts neben <Neu>. Besitzen Sie bereits ein fertiges Excel-Dokument, so können Sie es mit der Option <Neu aus Datei> mit allen Formatierungen direkt in die Vorlagen aufnehmen.
Möchten Sie nur bestimmte Aspekte einer bestehenden Vorlage auf Ihre neue Vorlage übertragen, so klicken Sie in die Markierung der alten Vorlage, wählen "kopieren", wechseln zur neuen und mit Rechtsklick in die Markierung. Dann erscheint im Kontxtmenü "ExcelVorlagen" mit den entsprechenden Optionen:
Damit enden dann langsam die Parallelen zu Word. Ab jetzt geht es Excel-spezifischer weiter.
Denn während man sonst einzelne Felder auch einzeln zusammensuchte, wählt man hier bei Tabellen zunächst IMMER Kollektionen. Hier in unserem Beispiel die Kollektion der Anmeldungen - obwohl wir uns im Kontext Anmeldungen befinden. Denn das Dokument beinhaltet eine Teilnehmerliste, so dass wir eine Tabelle benötigen. Sie gehen daher von der Anmeldung zum Kurs und wählen dort die Kollektion aller Anmeldungen des Kurses:
In welchem Kontext Sie die Vorlage anlegen, beeinflusst zwei Vorgänge: 1. Das Dokument wird in dem Kontext archiviert, in dem es angelegt ist. In unserem Falle (Kontext Anmeldungen) hießt das, bei jeder einzelnen Anmeldung wird die Liste archviert. 2. Gibt es jedoch (wie hier) Kollektionen, die Sie nach keiner Regel selektieren können (s.u.), dann müssen Sie die Vorlagen im Kontext Anmeldungen anlegen.
Bislang gibt es nämlich noch nicht die Möglichkeit, Elemente der Kollektionen bereits in der ABES-Tabelle zu selektieren wie einzelne Datensätze.
In welcher Weise Sie Kollektionen behandeln, lesen Sie hier.
Das Platzieren der einzelnen Seriendruckfelder in das Excel-Arbeitsblatt funktioniert auf Excel-typischem Wege. Wenn Sie den Schalter Bearbeiten klicken, sammelt ABES alle von Ihnen ausgewählten Felder und stellt sie als weitere Arbeitsblätter desselben Dokuments zurverfügung:
Für einzelne Eigenschaften stehen die Daten in einem Arbeitsblatt vertikal zur Verfügung:
Kollektionen stehen in je einem Arbeitsblatt, horizontal angeordnet:
Das Setzen der Platzhalter im Hauptarbeitsblatt funktioniert durch Zellbezüge auf die Datenarbeitsblätter:
Also: "=" in die Zielzelle tippen (hier links, B10) und dann die Quellzelle mit der Maus markieren (hier rechts B11). Ganz ohne Excelkenntnisse wird es nicht gehen.
Hat man es bei ExcelVorlagen mit Kollektionen (wie hier: Anmeldungen) zu tun, die nicht systematisch zu filtern sind wie z.B. >= 01.01.2018 u.Ä. dann benutzen Sie bitte folgendes Verfahren:
Das Archivieren des Dokuments passiert hier nicht am Ende der Vorschau, sondern
als eigener Vorgang mit Ablegen.
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