Reports (Berichte und Formulare) lassen sich mit einer bestimmten Verfahrensweise nicht nur archivieren - der Kontext der Ablage kann ebenso bestimmt werden.
Zunächst bestimmen Sie im Bearbeitungsmodus des Formulars unter dem Register <Archivierung> die Ablage, in die der Bericht archiviert werden soll:
1. Sie klicken nur KopieArchivieren an (wie hier im Bild) - dann wird der voreingestellte Ablagekontext Ihres TNs oder Kurses etc. gewählt.
2. Sie klicken zusätzlich auf die drei gezeigten Punkte und wählen einen anderen Kontext aus - dann wird die Kopie des Berichtsformulars dort abgelegt.
Nur Formulare lassen den alleinigen Haken "KopieArchivieren" zu. Bei Berichten müssen Sie mit dem Ablagekontext arbeiten.
(Die Auswahl "AusgabeDokumentOnlineVerfuegbar" kommt nur im Zusammenhang mit Webanwendungen (aoApp) vor, um das betreffende Dokument über das Internet abrufbar zu machen.)
Der Archivierungsvorgang selbst funktioniert folgendermaßen:
Sie wählen Ihren Bericht/ Ihr Formular aus, klicken dann jedoch auf "Ausgabe", stellen "Ausgabe auf ..." auf "Vorschau" und Starten!
Danach können Sie dann den Bericht auf dem Bildschirm betrachten und ausdrucken.
Mit den obigen Einstellungen ist der Bericht /das Formular danach in der Zielablage als PDF archiviert.
Formulare haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie als Seriendruckbrief verwendet werden können: Für jeden neuen Datensatz wird ein weiteres Formular ausgegeben.